ארכיון

רכיון כשמו הוא, הינו מרחב, אזור כלשהו, לרוב חדר ללא חלונות, סוג של מחסן עבור ניירת.  עם הזמן הוא הופך להיות המחסן של כולם, ובמקרה הטוב רק של הניירת…

ראיתי כבר כמעט הכל בארכיונים, ניירת ישנה, קלסרים מתפרקים, ציוד משרדי, עגלות ספרים שיצאו מכלל שימוש, רהיטים ישנים שאפילו אלטיזעכ'ן לא היה לוקח, בגדים שנשכחו, מטריות, ציוד חד פעמי ששכחו בכלל מקיומו, שולחנות ישנים ומתפרקים, וגם זוגות שחיפשו מקום מסתור.

ארכיון, כשמו הוא צריך להכיל את ההיסטוריה של המשרד, הלב. הרבה פעמים מספר שנים אחורה.

ישנם ארכיונים שכל הזמן גדלים ושיטת התיוק והאכסון בהם חייבת להיות חכמה ולצמצם נפחים כל הזמן.

איך מסדרים ארכיון?

• מגדירים את שימושו: אחסון ניירת, אחסון ציוד משרדי, אחסון ציוד לשעת חרום (אם זה בממ"ד)
• אלו אנשים משתמשים בארכיון? – ישנם ארכיונים שרק קומץ קטן של אנשים מורשים להיכנס פנימה. יש כאלו שכולם משתמשים ואז הבלאגן מתחיל….
• שיטת תיוק / רישום (מספרי / שמי / ממחושב / תוכן עניינים בכריכה… ועוד)

הגדרת שימוש:

• אם מדובר בניירת, כיצד היא מאוחסנת? בתיקיות? קלסרים? קופסאות ארכיב?
• אחסון ציוד משרדי – האם זהו המקום לאחסן ציוד לכל אנשי המשרד? זה מתקשר לסעיף הבא של הרשאות -האנשים המורשים להשתמש בארכיון.

דעתי האישית מנסיון רב, ציוד משרדי לכלל העובדים חייב להיות תחת בקרה מתמדת, אחרת תרגישו חוסר תמידי.

• אחסון ציוד לשעת חרום – זו סוגיה בפני עצמה, אם הארכיון נמצא במרחב מוגן, נצטרך להקצות מקום לכל ציוד לשעת החרום ולהנגישו כך שיהיה בהשיג יד ולווא דוקא במדף הכי גהוה.

אלו אנשים משתמשים בארכיון?

בהרבה מקומות בייחוד ציבורים יש מנהל ארכיון ותפקידו לדאוג להוצאת החומרים וכן להחזרתם למקום הנכון.

אך מה קורה בהעדרו? מה קורה כשיש עוד אנשים שמחפשים, מוציאים תיקיות… אז יש פתח לבלאגן.

שיטת תיוק:

• שיטת התיוק מתייחסת הן לתוכן  והן למה שמאגד את הניירת קלסר / תיקייה / קרטון ארכיב
• במה להשתמש בקלסר או תיקייה? זה תלוי בסוג הניירת: הצעתי האישית מניסיון – אם מדובר בניירת בגודל A5  או A4 עדיף בקלסר, אך צריך לקחת בחשבון שככל שעוברות השנים הקלסר מאבד מאיכותו. אם מדובר בגודל ניירת לא סטנדרטית כמו תוכניות בניה – מניסיון אישי אך ורק תיקיות (יש בצבעים ובגדלים שונים)

כרגיל, אני לשרותכם, ואשמח לעזור בסידור וארגון הארכיון על מנת שיהיה נגיש וזמין.

וזכרו – הארכיון הינו היסטורית משרדכם, מגיע לו את הכבוד שלו 😊